GDPR - vad har det med hundar att göra?

GDPR är den nya dataskyddsförordningen som träder i kraft 25 maj. Hur påverkar den rasklubben, medlemmarna och uppfödare? Vi ska svara på det och även på frågor som...
 

Vad är en personuppgift?
Kort sagt så är det uppgifter som kan identifiera en fysisk person.
 

Vad menas med behandling av personuppgifter?
Med behandling av personuppgifter menas alla åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter, exempelvis:

  • insamling
  • registrering
  • lagring
  • bearbetning
  • spridning
  • samkörning
  • radering

Exempel på var vi som klubb lagrar personuppgifter:

  • medlemslistor
  • deltagarlistor  – både digitala och i pappersform
  • resultatlistor
  • funktionärslistor
  • hemsida
  • protokoll
  • e-post

Så vad innebär det här för vår rasklubb?
Vi har behövt se över hur, vad och varför vi lagrar personuppgifter. När vi samlar in eller tar emot personuppgifter ska klubben ange ändamålet för insamlingen, och uppgifterna får sedan inte användas för ett syfte som är oförenligt med det ändamålet. Och klubben ska inte ta in mer personuppgifter än vad som verkligen behövs för ändamålet. Dessutom ska klubben ha rutiner för att uppgifterna är korrekta och uppdaterade – och att felaktiga uppgifter rättas eller raderas.

All behandling av personuppgifter ska vara laglig, korrekt och ske på ett öppet sätt för den som registreras. Det här innebär bland annat att klubben ska ha ett stöd för sin behandling av uppgifterna i form av ett avtal, samtycke eller intresseavvägning (som till exempel uppgifter som har ett historiskt värde för klubben).

Personuppgifterna ska inte lagras längre än nödvändigt och på ett sådant sätt att dom är skyddade från obehöriga. Klubben ska även ha rutiner för att rapportera säkerhets­incidenter till Datainspektionen.

Vad gäller arkivering så är arkivet klubbens minne och här är det även andra lagar som spelar in och innebär att viktiga handlingar kommer att fortsätta att bevaras i arkiv. Till de handlingar som bör bevaras hör till exempel:
  • protokoll, till exempel årsmötes- och styrelseprotokoll
  • verksamhets- och revisionsberättelser
  • medlemsförteckningar
  • inkomna skrivelser och korrespondens
  • handlingar som rör olika ämnen, till exempel stadgar, kurser, konferenser, historik och dylikt
  • räkenskaper, kassaböcker och bokslutshandlingar
  • statistik
  • fotografier och videofilmer

Vad innebär den nya lagen för dig som medlem?
Medlemmar ska känna att de får tydlig information när uppgifterna samlas in. Den registrerade ska ha möjlighet att få kontaktuppgifter till den personuppgifts­ansvarige samt information om ändamålen med behandlingen och den rättsliga grunden för den. Medlemmar har även rätt att få felaktiga uppgifter rättade och i vissa fall även raderade eller få igenom en begränsning av behandlingen.

Vad innebär den nya lagen för uppfödare?
Alla köp- och foderavtal kan och bör arkiveras precis som tidigare. Tänker du använda personuppgifter från avtalet för att registrera ett års gåvo-medlemskap i RAHT till din valpköpare så ska köparen informeras om detta och ge sitt samtycke. Samma sak om du vill använda någon personuppgift på din kennelsida. Helst skriftligt samtycke enligt SKKs jurist.

Detta är länk till vår sida med mer information om klubbens personuppgiftsbehandling.

Vill du fördjupa dig i hur SKK organisationen påverkas av GDPR rekommenderar vi webinariet på filmen nedan.

Kommentera gärna: